Khóa học Quản lý tòa nhà

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÒA NHÀ

(Kiến thứ cơ sở của Chương trình Quản lý vận hành nhà chung cư)

§  Kiến thức cơ bản về pháp luật đất đai, xây dựng, nhà ở và kinh doanh bất động sản và pháp luật liên quan.

§  Kiến thức pháp luật về quản lý chất lượng, quản lý vận hành nhà chung cư.

§  Tổng quan về công tác quản lý tòa nhà

I.            NHÓM KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

§  Tổng quát về quản trị nhân lực (mục tiêu, nội dung, các triết l‎ý)

§  Sơ đồ tổ chức và cấu trúc nhân sự một đơn vị quản lý tòa nhà:

–                  Chức năng nhiệm vụ, quy trình làm việc của các bộ phận

–                  Ban quản lý, kỹ thuật, lễ tân, kế toán và chăm sóc khách hàng.

§  Tuyển chọn và đào tạo nhân viên:

–         Chính sách, quy trình, phương pháp phỏng vấn;

–         Vấn đề hội nhập người mới.

§  Sổ tay hướng dẫn nhân viên:

–         Bảng mô tả công việc;

–         Hướng dẫn quy trình tiêu chuẩn cho mỗi bộ phận của một đơn vị quản lý tòa nhà.

§  Hoạch định và quản lý hệ thống lương thưởng

II.          NHÓM KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG VỀ VỀ VẬN HÀNH VÀ QUẢN LÝ TÀI SẢN

(Kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư)

Chuyên đề 1: Quản lý vận hành, bảo hành, bảo trì nhà và hệ thống cấp điện, cấp và thoát nước trong và ngoài nhà chung cư

Chuyên đề 2: Quản lý vận hành, bảo hành, bảo trì hệ thống thông gió – cấp nhiệt trong nhà chung cư

Chuyên đề 3: Quản lý vận hành, bảo hành, bảo trì thang máy trong nhà chung cư

Chuyên đề 4: Quản lý vận hành, bảo hành, bảo trì hệ thống thiết bị phòng cháy và chữa cháy (PCCC); về an toàn PCCC; về bảo vệ, cứu nạn, cứu hộ và ứng phó với thiên tai trong nhà chung cư

Chuyên đề 5: Quản lý vệ sinh, môi trường, cảnh quan của nhà chung cư

§  Quản lý tiền khai trương:

–         Kiểm tra các trang thiết bị: hệ thống M&E, PCCC, điện, nước, CCTV (Closed-circuit television);

–         Soạn thảo nội quy họat động;

–         Soạn thảo quy trình bàn giao;

–         Công tác chuẩn bị khai trương.

§  Thiết lập hệ thống các quy trình vận hành tòa nhà (SOP – Standard Operation Procedures):

–         Các quy định và nội quy tiêu chuẩn: khu văn phòng, khu bán lẻ, khu căn hộ, bộ phận bảo vệ, vệ sinh, các nhà thầu thi công nội thất;

–         Các thủ tục vận hành tòa nhà;

–         Các quy định hành động đối phó trong các trường hợp khẩn cấp;

–         Phương án và kế hoạch tiêu chuẩn về PCCC, diễn tập PCCC, thoát hiểm;

–         Quy trình kiểm tra các quy định;

§  Công tác quản lý hệ thống kỹ thuật:

–         Máy phát điện, hệ thống điện, bơm nước, PCCC, CCTV, thang máy, cấp thoát nước, điện thoại nội bộ, chiếu sáng, mạng nội bộ, cấu trúc tòa nhà;

–         Kiểm tra, đánh giá hệ thống kỹ thuật; Kiểm tra và sửa chữa định kỳ;

–         Kế hoạch mua sắm thiết bị vật tư; Lập kế hoạch để duy trì các dịch vụ chung;

–         Lịch trình làm việc của nhân viên kỹ thuật;

§  Quản lý tiện tích của tòa nhà:

–         Hệ thống truyền hình cáp

–         Hệ thống viễn thông, internet, Hệ thống CCTV

–         Bãi giữ xe

§  Quản lý nhà cung ứng dịch vụ: lập kế hoạch thực hiện, quy trình tuyển chọn nhà thầu các dịch vụ

–         Bảo hiểm tòa nhà;

–         Dịch vụ bảo vệ; Dịch vụ vệ sinh; Dịch vụ cây cảnh.

III.               NHÓM KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

§  Thiết lập hệ thống tổ chức công tác kế toán

§  Phương pháp thiết lập kế hoạch doanh thu và chi phí hoạt động:

–         Xác định kế hoạch và yêu cần thiết trong tương lai để vận hành tòa nhà;

–         Xác định chi phí và nguồn thu cần thiết hàng năm cho tòa nhà và từng khách hàng;

–         Kế hoạch chi phí sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ;

–         Xây dựng doanh thu và dòng ngân lưu trên cơ sở xem xét mặt bằng còn trống, thời gian thuê, giá thị trường.

§  Theo dõi và quản lý các khoản thanh toán

§  Kiểm soát kế hoạch chi phí vận hành tòa nhà hàng năm:

–         Lương nhân viên;

–         Chi phí hành chánh văn phòng;

–         Chi phí đầu tư hàng năm (CAPEX);

–         Chi phí vận hành toàn tòa nhà hàng năm (OPEX).

§  Hệ thống báo cáo: doanh thu, chi phí, thanh toán;

§  Phân tích rủi ro tài chính.

IV.  NHÓM KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG VỀ QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

§  Công tác chăm sóc khách hàng:

–         Thông tin trao đổi với khách hàng;

–         Ghi nhận những yêu cầu từ khách hàng;

–         Phối hợp Chủ đầu tư/PM/M&E để đề ra giải pháp giải quyết hợp lý;

–         Theo dõi sự hài lòng của khách thuê, xác nhận những quan tâm của khách thuê và đánh giá những dịch vụ cung cấp.

§  Quản lý hợp đồng khách thuê:

–         Lập hồ sơ quản lý hợp đồngkhách thuê;

–         Kế hoạch làm việc với khách hàng, Lập hồ sơ theo dõi và cập nhật thông tin khách hàng;

–         Theo dõi việc thanh toán của khách hàng;

§  Sổ tay khách hàng, hướng dẫn trang trí nội thất

V.                    NHÓM KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG VỀ QUẢN LÝ RỦI RO

§  Công tác bảo vệ an ninh trật tự

§  Công tác giám sát tòa nhà

§  Bảo hiểm tài sản và trách nhiệm công cộng trong tòa nhà

§  Kế hoạch quản lý rủi ro:

–         Rủi ro nội bộ; Khách thuê không tuân thủ việc thanh toán

–         Phòng ngừa các sự cố thiết bị kỹ thuật;

–         Phương án phản ứng trong trường hợp khẩn cấp.

VII.  BÁO CÁO THẢO LUẬN CUỐI KHÓA

Học viên nghiên cứu áp dụng một trong những đề tài có liên quan nhằm mục đích nâng cao kiến thức và ứng dụng trong công việc thực tiễn.